POLITYKA PRYWATNOŚCI I KLAUZULA INFORMACYJNA (RODO)

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników (dzieci) oraz ich Rodziców / Opiekunów prawnych, a także osób kontaktujących się ze Szkołą, jest:

Fundacja Hi5 z siedzibą przy ul. Bartniczej 3, 03-358 Warszawa.
Kontakt e-mail: hi5.szkola@gmail.com
Kontakt telefoniczny: +48 512 97 93 93 / +48 697 767 189

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem e-mail: hi5.szkola@gmail.com.

2. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Rekrutacja, zawarcie i realizacja umowy: organizacja i prowadzenie zajęć językowych, prowadzenie dziennika i ewidencji obecności w systemie LangLion, kontakt bieżący w sprawach edukacyjnych i organizacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka: przetwarzanie dobrowolnie podanych przez rodzica informacji o stanie zdrowia (alergie, choroby przewlekłe, leki doraźne) lub szczególnych potrzebach edukacyjnych – na podstawie wyraźnej zgody: art. 9 ust. 2 lit. a RODO, a w sytuacjach nagłego zagrożenia życia/zdrowia na podstawie art. 9 ust. 2 lit. c RODO (ochrona żywotnych interesów).

Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze: w tym prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości) oraz realizacja obowiązków weryfikacyjnych i ochronnych wynikających z ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Standardy Ochrony Małoletnich – Lex Kamilek).

Promocja i dokumentowanie działalności (wizerunek): publikacja zdjęć lub materiałów wideo z zajęć i wydarzeń na stronie www.hi-5.pl oraz oficjalnych profilach społecznościowych Szkoły – wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody rodzica/opiekuna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Komunikacja marketingowa i newsletter: przesyłanie informacji o ofercie, warsztatach i półkoloniach – wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

Prawnie uzasadniony interes Administratora: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi, obsługa formularza kontaktowego na stronie oraz weryfikacja osób upoważnionych do odbioru dzieci – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Odbiorcy Danych Osobowych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania poufności. Odbiorcami danych mogą być:

Lektorzy i kadra dydaktyczna realizująca zajęcia w imieniu Fundacji Hi5.

Dostawcy systemów IT i oprogramowania do zarządzania szkołą językową (w szczególności platforma LangLion).

Dostawcy usług hostingowych, poczty elektronicznej i serwerów.

Biuro rachunkowo-księgowe obsługujące Fundację.

Operatorzy płatności elektronicznych (w przypadku płatności online/BLIK).

Podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, policja, organy pomocy społecznej).

4. Przekazywanie Danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich poza EOG. Wyjątek stanowi korzystanie z narzędzi dostarczanych przez podmioty globalne (np. Meta / Facebook, Google, YouTube) w zakresie publikacji wizerunku na podstawie Państwa dobrowolnej zgody. W takich przypadkach transfer danych odbywa się w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub program Data Privacy Framework, gwarantujące odpowiedni stopień ochrony danych.

5. Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

Dane związane z realizacją umowy o udział w zajęciach – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych.

Dane rozliczeniowe i księgowe – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dane o stanie zdrowia przekazane w formularzu zgłoszeniowym – do 30 dni od momentu zakończenia umowy lub do momentu wcześniejszego wycofania zgody.

Dane przetwarzane na podstawie zgody (wizerunek, marketing) – do momentu wycofania zgody przez rodzica/opiekuna.

6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą (w tym rodzicom działającym w imieniu małoletnich dzieci), przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).

2. Prawo do sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO).

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO).

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).

5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).

6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO).

7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody) bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem: hi5.szkola@gmail.com.

7. Prawo Wniesienia Skargi do Organu Nadzorczego

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych lub danych Państwa dziecka narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Infolinia: 606-950-000 | www.uodo.gov.pl

8. Informacja o Wymogu Podania Danych

Podanie podstawowych danych identyfikacyjnych i kontaktowych (imię, nazwisko, PESEL, adres, telefon, e-mail) jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o udział w zajęciach językowych. Brak podania tych danych uniemożliwi udział dziecka w kursie.

Podanie danych o stanie zdrowia, zgoda na publikację wizerunku oraz zgoda na komunikację marketingową są całkowicie dobrowolne i nie warunkują możliwości zapisu dziecka na zajęcia.

9. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym nie podlegają profilowaniu wywołującemu skutki prawne.